E-Mail-Zustellbarkeit für SaaS: Ein praktischer Leitfaden

Die Zustellbarkeit ist langweilig, bis Ihre Passwort-Reset-E-Mails im Spam landen. Dann wird sie plötzlich sehr interessant.

Dieser Leitfaden deckt ab, was für die E-Mail-Zustellbarkeit bei SaaS wirklich zählt, ohne die paranoia-auslösende Komplexität, die die meisten Artikel aufhäufen.

Die Grundlagen: DNS-Authentifizierung

Drei DNS-Einträge sind entscheidend. Richten Sie sie einmal korrekt ein und vergessen Sie sie dann weitgehend.

SPF (Sender Policy Framework)

SPF teilt den empfangenden Servern mit, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails für Ihre Domain zu senden. Es handelt sich um einen TXT-Eintrag, der autorisierte Absender auflistet.

Ihr E-Mail-Provider gibt Ihnen den spezifischen Wert. Er sieht etwa so aus:

v=spf1 include:_spf.provider.com ~all

Häufiger Fehler: Mehrere SPF-Einträge haben. Sie dürfen nur einen haben. Wenn Sie mehrere E-Mail-Dienste nutzen, kombinieren Sie sie in einem Eintrag.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM fügt Ihren E-Mails eine kryptografische Signatur hinzu. Der empfangende Server kann überprüfen, ob die E-Mail nicht manipuliert wurde und tatsächlich von Ihnen stammt.

Ihr E-Mail-Provider generiert DKIM-Schlüssel. Sie fügen ihren öffentlichen Schlüssel als DNS-Eintrag hinzu. Sie signieren ausgehende E-Mails mit dem privaten Schlüssel.

Einrichtung: Folgen Sie den Anweisungen Ihres Providers. Meistens fügen Sie einen CNAME- oder TXT-Eintrag mit einem spezifischen Selektor-Namen hinzu.

DMARC (Domain-based Message Authentication)

DMARC weist empfangende Server an, was sie tun sollen, wenn SPF oder DKIM fehlschlagen. Es ermöglicht auch Berichterstattung, damit Sie sehen können, wer E-Mails als Ihre Domain sendet.

Fangen Sie mit einer nur-überwachenden Richtlinie an:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com

Nach ein paar Wochen Überwachung und Bestätigung, dass alles funktioniert, wechseln Sie zu Durchsetzung:

v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com

Oder strenge Ablehnung:

v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com

Absenderreputation

E-Mail-Provider (Gmail, Outlook usw.) verfolgen Ihre Absendreputation. Gute Reputation = Posteingang. Schlechte Reputation = Spam-Ordner.

Was eine gute Reputation aufbaut:

• Leute öffnen Ihre E-Mails. Hohe Öffnungsraten signalisieren gewünschte E-Mails.
• Leute klicken auf Links. Engagement zeigt Wert.
• Leute antworten. Stärkstes Signal für Legitimität.
• Niedrige Bounce-Raten. Sie senden an gültige Adressen.
• Wenig Spam-Beschwerden. Leute markieren Sie nicht als Junk.

Was die Reputation schädigt:

• Hohe Bounce-Raten. Senden an ungültige Adressen wirkt spammig.
• Spam-Beschwerden. Sogar 0,1 % Beschwerdequote ist besorgniserregend.
• Spam-Fallen. Alte Adressen, die zu Honypots umgewandelt wurden.
• Plötzliche Volumensprünge. Von 100 auf 10.000 E-Mails über Nacht wirkt verdächtig.
• Inkonsistentes Senden. Sporadische große Schübe dann Stille.

Praktische Richtlinien

Für Transaktions-E-Mails

Transaktions-E-Mails (Passwort-Resets, Belege) haben von Natur aus hohes Engagement. Leute erwarten und öffnen sie. Ihre Haupt-Risiken:

• Senden an schlechte Adressen. Implementieren Sie E-Mail-Verifizierung bei der Anmeldung.
• Langsame Zustellung. Verwenden Sie einen für Geschwindigkeit bekannten Provider (Postmark, Resend).
• Vermischung mit Marketing. Erwägen Sie separate Infrastruktur, wenn Sie hohes Marketing-Volumen senden.

Für Marketing-E-Mails

Marketing-E-Mails unterliegen stärkerer Prüfung. Richtlinien:

• Versenden Sie nur an Leute, die sich angemeldet haben. Kaufen Sie nie Listen. Scrapen Sie nie Adressen.
• Machen Sie Abmeldung einfach. Ein Klick. Kein Login erforderlich.
• Reinigen Sie Ihre Liste regelmäßig. Entfernen Sie sofort abgefangene Adressen. Entfernen Sie periodisch chronisch unengagierte Abonnenten.
• Wärmen Sie neue Sendedomains auf. Beginnen Sie mit kleinen Volumen an engagierten Abonnenten, steigern Sie allmählich.
• Senden Sie konsistent. Regelmäßige Sendemuster bauen Reputation besser auf als sporadische Massenversände.

Was Ihr E-Mail-Provider übernimmt

Gute E-Mail-Provider (Sequenzy, Resend, Postmark, Customer.io) übernehmen:

• IP-Reputation-Management
• Bounce-Verarbeitung
• Feedback-Loop-Verarbeitung (Spam-Beschwerden)
• List-Unsubscribe-Header
• Automatische Unterdrückung problematischer Adressen

Sie müssen das nicht selbst managen. Wählen Sie einen seriösen Provider und lassen Sie ihn die Infrastruktur handhaben.

Zustellbarkeit testen

Vor großen Kampagnen:

1. Senden Sie Test-E-Mails an Ihre eigenen Gmail-, Outlook- und Yahoo-Accounts
2. Prüfen Sie, ob sie im Posteingang oder Spam landen
3. Verwenden Sie Tools wie Mail-Tester.com für detaillierte Analyse
4. Überprüfen Sie Ihre Domain-Reputation bei Google Postmaster Tools (wenn Sie signifikantes Volumen an Gmail senden)

Warnsignale beachten

• Öffnungsraten fallen plötzlich. Könnte an der Zustellbarkeit oder am Inhalt liegen. Untersuchen Sie es.
• Bounce-Raten über 2 %. Etwas stimmt mit Ihrer Listenhygiene nicht.
• Spam-Beschwerden über 0,1 %. Überprüfen Sie Ihre Sendepraktiken.
• E-Mails landen bei bestimmten Providern im Spam. Prüfen Sie Authentifizierung und Inhalt nach den Richtlinien dieses Providers.

Was wenig zählt

Dinge, um die sich Leute sorgen, die selten echte Probleme verursachen:

• E-Mail-Länge. Gmail bestraft keine langen E-Mails.
• Bild-zu-Text-Verhältnis. Alte Spamfilter-Logik, heute meist irrelevant.
• Bestimmte „Spam-Trigger-Wörter“. „Free“ in der Betreffzeile ruiniert die Zustellbarkeit nicht.
• Optimierung der Sendezeit. Wichtiger für Öffnungen als für Zustellung.

Das Wesentliche

1. Richten Sie SPF, DKIM und DMARC korrekt ein
2. Verwenden Sie einen seriösen E-Mail-Provider
3. Versenden Sie nur an Leute, die von Ihnen hören wollen
4. Machen Sie Abmeldung einfach
5. Entfernen Sie schlechte Adressen prompt

Das sind 90 % der Zustellbarkeit. Die restlichen 10 % sind Randfälle, die Sie bei Bedarf bewältigen.